Spóźnione oświadczenie o ryczałcie: klient płaci wyższy podatek, biuro dostaje roszczenie

Sytuacja

Pani Anna, programistka na B2B, w grudniu umówiła się z biurem, że od nowego roku przejdzie na ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (12% dla usług IT). Złożenie oświadczenia biuro wzięło na siebie — jest to zapisane w mailu. Pierwszy przychód pani Anna osiągnęła w styczniu.

Oświadczenie nie zostało złożone. Wychodzi to w lutym kolejnego roku, przy rozliczeniu rocznym: przez cały rok pani Anna była opodatkowana według skali podatkowej. Różnica między podatkiem według skali a ryczałtem wynosi 21 000 zł.

Co mówią przepisy

Oświadczenie o wyborze ryczałtu składa się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik osiągnął pierwszy w roku przychód (a gdy pierwszy przychód przypada w grudniu — do końca roku). Termin jest nieprzywracalny w praktyce: po jego upływie podatnik zostaje na dotychczasowej formie do końca roku.

W odróżnieniu od przypadku z błędną deklaracją VAT tutaj różnica w podatku jest szkodą: przy prawidłowym działaniu biura pani Anna zapłaciłaby mniej. Biuro odpowiada, jeśli to ono zobowiązało się złożyć oświadczenie — dlatego mail z dyspozycją będzie kluczowym dowodem dla obu stron.

Co mówi polisa

• Złożenie oświadczenia o formie opodatkowania to czynność z zakresu doradztwa podatkowego dozwolonego biurom — sekcja II pakietu. OC obowiązkowe jej nie obejmuje.
• Polisa pokrywa różnicę podatku, którą biuro musi zapłacić klientowi, oraz koszty obrony, jeśli roszczenie jest zawyżone lub sporne (§ 2 i § 3 ust. 1 OWU).
• Roszczenie musi zostać zgłoszone w okresie ubezpieczenia — liczy się data żądania klienta, nie data błędu. Błąd sprzed zakupu polisy jest objęty, jeśli popełniono go po dacie retroaktywnej, a biuro nie wiedziało o nim przy zawieraniu umowy.

Dlaczego suma gwarancyjna ma znaczenie

21 000 zł mieści się w najniższej sumie pakietu (50 000 zł). Ale wystarczy kilku klientów z podobnym błędem w jednym roku albo jeden klient z wyższymi dochodami, żeby suma się wyczerpała — jest ona wspólna dla wszystkich roszczeń w okresie ubezpieczenia. Dla biur obsługujących wielu przedsiębiorców na ryczałcie i liniowym sensowne minimum to zwykle 100 000–250 000 zł.

Jak tego uniknąć

• W umowie z klientem zapisz, kto składa oświadczenia o formie opodatkowania i do kiedy klient musi przekazać decyzję.
• Prowadź listę terminów „jednorazowych” (forma opodatkowania, VAT-R, zgłoszenia ZUS) obok terminów miesięcznych.
• Potwierdzaj złożenie oświadczenia klientowi mailem z UPO — to zamyka temat dowodowo.

Przykład opracowany na podstawie OWU Leadenhall LW023/PI/BK/PL/11 oraz klauzul LW200 i LW203 stosowanych w programie dla biur rachunkowych. Osoby, firmy i kwoty są fikcyjne. O wypłacie zawsze decyduje ubezpieczyciel po ocenie konkretnej sprawy, a zakres ochrony określa polisa.