Błąd w deklaracji VAT klienta: kto płaci odsetki? Case study OC biura rachunkowego

Sytuacja

Biuro rachunkowe prowadzi KPiR i rozliczenia VAT dla hurtowni pana Marka. W marcu księgowa omyłkowo ujęła tę samą fakturę zakupową dwa razy — VAT naliczony został odliczony podwójnie. Błąd wychodzi przy czynnościach sprawdzających urzędu skarbowego kilka miesięcy później.

Pan Marek składa korektę, dopłaca 18 400 zł VAT razem z 2 950 zł odsetek za zwłokę i płaci doradcy podatkowemu 3 000 zł za przygotowanie wyjaśnień. Do biura wysyła pismo z żądaniem zwrotu całych 24 350 zł.

Co mówią przepisy

Biuro odpowiada wobec klienta za nienależyte wykonanie umowy (art. 471 Kodeksu cywilnego) — ale tylko za szkodę, którą klient rzeczywiście poniósł. Tu kluczowe rozróżnienie:

• Sam podatek zwykle nie jest szkodą. Pan Marek byłby go winien także przy prawidłowym rozliczeniu — błąd tylko przesunął zapłatę w czasie.
• Odsetki za zwłokę i koszty usunięcia skutków błędu (doradca, korekty) to już strata, której by nie było, gdyby biuro pracowało poprawnie.

Granica bywa sporna i zależy od okoliczności, dlatego roszczenie ocenia ubezpieczyciel, a w razie sporu — sąd.

Co mówi polisa

Rozliczenia VAT, ewidencje i deklaracje to czynności, których OC obowiązkowe nie obejmuje — dotyczy ono wyłącznie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W pakiecie dla biur ten obszar pokrywa sekcja II (księgi podatkowe i doradztwo podatkowe).

• Polisa pokrywa kwoty, do których zapłaty biuro jest prawnie zobowiązane (§ 2 OWU) — tu realnie odsetki i koszty doradcy, czyli 5 950 zł.
• Koszty obrony przed niezasadną częścią roszczenia (zwrot samego VAT) pokrywa rozszerzenie z § 3 ust. 1 OWU.
• Błąd był „głupi”, ale polisa obejmuje też rażące niedbalstwo (§ 3 ust. 8 OWU).

Czego polisa by nie pokryła

• Kary umownej, gdyby umowa z klientem przewidywała karę za każdy błąd w deklaracji — kary umowne ponad odpowiedzialność ustawową są wyłączone (§ 6 ust. 11 OWU).
• Kwoty, którą biuro samo uznało lub wypłaciło klientowi bez zgody ubezpieczyciela (§ 7 ust. 2 OWU).
• Błędu, o którym biuro wiedziało już w dniu zawarcia polisy (§ 6 ust. 2 OWU).

Co zrobić, gdy przyjdzie takie pismo

1. Zgłoś roszczenie ubezpieczycielowi na piśmie, najpóźniej w ciągu 14 dni od jego otrzymania (§ 7 ust. 1 OWU).
2. Nie uznawaj roszczenia i nie obiecuj zwrotu — odpowiedz klientowi, że sprawa została zgłoszona do ubezpieczyciela.
3. Zbierz dokumenty: umowę, korespondencję, wersje JPK, korektę, decyzje urzędu.
4. Sprawdź, czy Twoja polisa obejmuje KPiR i VAT, a nie tylko księgi rachunkowe — to najczęstsza luka w tanich polisach.

Przykład opracowany na podstawie OWU Leadenhall LW023/PI/BK/PL/11 oraz klauzul LW200 i LW203 stosowanych w programie dla biur rachunkowych. Osoby, firmy i kwoty są fikcyjne. O wypłacie zawsze decyduje ubezpieczyciel po ocenie konkretnej sprawy, a zakres ochrony określa polisa.