Umowa z klientem: 12 zapisów, które chronią biuro

1. Dokładny zakres usług. Wymień czynności: KPiR / ryczałt / księgi rachunkowe, VAT i JPK, deklaracje roczne, kadry i płace, ZUS, PFRON, sprawozdania. Czego nie ma w umowie, tego biuro nie robi — i za to nie odpowiada.
2. Kto składa oświadczenia i zgłoszenia jednorazowe. Forma opodatkowania, VAT-R, zgłoszenia ZUS (w tym dobrowolne chorobowe), CEIDG, pełnomocnictwa. To najczęstsze źródło roszczeń w naszych case studies.
3. Terminy przekazania dokumentów przez klienta. Np. do 5. dnia miesiąca — i zapis, że biuro nie odpowiada za skutki opóźnienia klienta.
4. Odpowiedzialność za kompletność i rzetelność dokumentów. Biuro księguje to, co dostało. Zapis, że za treść dokumentów źródłowych odpowiada klient.
5. Forma dyspozycji. Polecenia klienta (np. „zgłoście mnie do chorobowego”) tylko mailem lub przez system — żeby był dowód, kto o co prosił.
6. Ograniczenie odpowiedzialności. Strony mogą umownie ograniczyć odpowiedzialność za nienależyte wykonanie umowy, np. do wysokości sumy gwarancyjnej polisy — nie można jednak wyłączyć odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie (art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego).
7. Bez kar umownych po stronie biura. Polisa OC nie pokrywa kar umownych ponad odpowiedzialność wynikającą z przepisów. Kara „za każdy dzień opóźnienia deklaracji” to ryzyko, które biuro bierze w całości na siebie.
8. Informacja o ubezpieczeniu OC. Wskaż, że biuro ma OC obowiązkowe i dobrowolne — to argument sprzedażowy i porządkuje oczekiwania klienta.
9. Umowa powierzenia przetwarzania danych. Biuro przetwarza dane pracowników klienta jako podmiot przetwarzający — potrzebna jest umowa lub klauzula z art. 28 RODO, z obowiązkiem zgłaszania naruszeń.
10. Przechowywanie i zwrot dokumentów. Gdzie są przechowywane dokumenty, kto odpowiada za ich archiwizację i jak wyglądają kopie elektroniczne (polisa obejmuje odtworzenie plików, gdy kopia jest poza biurem).
11. Pełnomocnictwa i dostępy. Zakres pełnomocnictw (urząd skarbowy, ZUS, KSeF) i obowiązek ich odwołania po zakończeniu współpracy.
12. Zakończenie umowy i przekazanie dokumentacji. Okres wypowiedzenia, kto zamyka rok, w jakim terminie i formie biuro przekazuje dokumenty następcy.

Drukuj albo zapisz jako PDF

Lista ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej — wzór umowy warto dać do sprawdzenia prawnikowi lub doradcy podatkowemu. Punkt 7 wynika bezpośrednio z warunków OC biur rachunkowych (OWU LW023/PI/BK/PL/11, § 6 ust. 11).