KSeF w biurze rachunkowym: najczęstsze błędy i co z nich pokryje OC

Terminy, które warto mieć przed oczami

• 1 lutego 2026 r. — obowiązek wystawiania faktur w KSeF dla podatników, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od tego dnia wszyscy odbierają faktury w KSeF.
• 1 kwietnia 2026 r. — obowiązek dla pozostałych podatników.
• Do 31 grudnia 2026 r. — wyjątki przejściowe: m.in. podatnicy, u których sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto miesięcznie, mogą wystawiać faktury poza KSeF (prawo traci się od faktury, którą przekroczono limit), a faktury z kasy fiskalnej są dopuszczalne.
• 1 stycznia 2027 r. — KSeF dla wszystkich, obowiązek podawania numeru KSeF przy płatnościach i — według obecnych przepisów — start kar za nieprawidłowości.

Ministerstwo Finansów zapowiedziało we wrześniu 2026 r. przesunięcie kar o rok, do końca 2027 r. Na dziś (październik 2026) to zapowiedź, a nie uchwalony przepis — i dotyczy wyłącznie kar, nie samego obowiązku. Podstawa: ustawa z 5 sierpnia 2025 r. o zmianie ustawy o VAT (Dz.U. 2025 poz. 1203).

Jak biuro działa w KSeF

Klient nadaje biuru uprawnienia — do wystawiania faktur, przeglądania, zarządzania uprawnieniami. Można je nadać całemu biuru (na jego NIP) z prawem przekazania pracownikom. Gdy klient cofnie uprawnienie biuru, tracą je także pracownicy biura. Pierwszą osobę uprawnioną po stronie klienta zgłasza sam klient (formularz ZAW-FA), a pełnomocnictwo do urzędu skarbowego tego nie załatwia.

Tryby awaryjne i terminy dosłania faktur

• Offline24 — fakturę trzeba przesłać do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po wystawieniu.
• Niedostępność KSeF ogłoszona w BIP — w następnym dniu roboczym po jej zakończeniu.
• Tryb awaryjny (awaria ogłoszona przez MF) — w ciągu 7 dni roboczych od jej zakończenia.

Faktura przekazywana nabywcy poza KSeF musi mieć kody QR.

Na czym biura najczęściej się potykają

• Data otrzymania faktury przy odliczeniu VAT. Co do zasady liczy się data nadania numeru KSeF, a nie data wystawienia z faktury. Pomylenie dat przesuwa odliczenie do złego okresu.
• Duplikaty. Ta sama faktura zaksięgowana z PDF-a i z KSeF albo wysłana offline i ponownie online.
• Uprawnienia. Nadane osobie zamiast biuru, bez prawa przekazania — albo cofnięte przez klienta bez uprzedzenia.
• Przegapione terminy dosłania faktur wystawionych offline.
• Korekty wystawione poza KSeF.

Co z tego pokryje OC biura

Błędy w ewidencji VAT, JPK i deklaracjach — także wynikające z danych pobranych z KSeF, np. odliczenie w złym okresie albo podwójnie zaksięgowana faktura — to klasyczne czynności z sekcji II pakietu (księgi podatkowe i doradztwo podatkowe). Pokrywa ona szkodę klienta, np. odsetki i koszty korekty — szerzej w case study o błędzie w deklaracji VAT.

Jeśli biuro wystawia faktury sprzedażowe w imieniu klienta, to czynność wykraczająca poza samo księgowanie. Zapytaj nas przed odnowieniem polisy — potwierdzimy, jak ten zakres jest ujęty w ofercie dla Twojego biura.

Polisa nie pokryje natomiast kar administracyjnych nałożonych na klienta za nieprawidłowości w KSeF ani grzywien — kary i grzywny są wyłączone z OC (§ 6 ust. 12 OWU).

Stan prawny: październik 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej. Zakres ochrony ubezpieczeniowej określają OWU i polisa — o wypłacie decyduje ubezpieczyciel po ocenie konkretnej sprawy.