Zatrudnianie cudzoziemców po reformie: błędy biura kadrowego i OC

Co się zmieniło

Ustawa z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP (Dz.U. 2025 poz. 621) obowiązuje od 1 czerwca 2025 r. i była już kilka razy nowelizowana — przed decyzją sprawdzaj aktualny tekst. Najważniejsze zasady:

• Wszystko online. Wnioski, oświadczenia i powiadomienia składa się wyłącznie przez praca.gov.pl. Dokumenty złożone inaczej pozostają bez rozpatrzenia.
• Bez testu rynku pracy. Starosta może jednak ograniczyć dostęp do wybranych zawodów.
• Umowa pisemna przed dopuszczeniem do pracy, a jeśli cudzoziemiec nie zna polskiego — z treścią w zrozumiałym dla niego języku.
• Kopia umowy dla urzędu. Przed powierzeniem pracy pracodawca przekazuje kopię umowy (wojewodzie albo powiatowemu urzędowi pracy) przez praca.gov.pl. Brak — grzywna od 1 000 do 3 000 zł.
• Dokument pobytowy. Przed pracą trzeba zażądać dokumentu i przechowywać jego kopię przez okres pracy oraz 2 lata.

Terminy, które najczęściej mijają

• Oświadczenie o powierzeniu pracy (obywatele Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy): powiadomienie o podjęciu pracy w 7 dni od jej rozpoczęcia, o niepodjęciu — w 14 dni. Za brak powiadomienia: 500–5 000 zł.
• Zezwolenie na pracę: powiadomienie wojewody w 7 dni, m.in. gdy cudzoziemiec nie podjął pracy w ciągu 2 miesięcy albo przerwał ją na dłużej.
• Obywatele Ukrainy (od 5 marca 2026 r.): podstawą pracy jest powiadomienie urzędu pracy w 7 dni od jej rozpoczęcia, a kolejne — w 7 dni przy zmianie rodzaju umowy, stanowiska, obniżeniu wymiaru lub stawki.

Najdotkliwsza kara dotyczy nielegalnego powierzenia pracy: od 3 000 do 50 000 zł, co najmniej 3 000 zł za każdego cudzoziemca.

Case: obniżka etatu bez powiadomienia

Biuro prowadzi kadry firmy budowlanej zatrudniającej kilkunastu pracowników z Ukrainy. Zimą klient zmniejsza wymiar etatu części z nich. Biuro zmienia aneksy i listy płac, ale nie wysyła ponownego powiadomienia do urzędu pracy. Kontrola Straży Granicznej stwierdza nieprawidłowości, a klient zostaje ukarany i musi powtórzyć procedury, przez co traci kilku pracowników w środku sezonu.

Co obejmuje OC biura

Klauzula LW200 (sekcja III pakietu) wprost obejmuje doradztwo w zakresie zatrudniania cudzoziemców, obok wynagrodzeń, dokumentacji pracowniczej i ZUS. Roszczenie klienta za błąd biura w tym obszarze mieści się więc w zakresie ochrony, w limicie sumy sekcji II.

Zwróć uwagę na dwie granice:

• Grzywny i kary. OWU wyłączają kary i grzywny. To, czy polisa pokryje roszczenie klienta o zwrot nałożonej na niego grzywny, oceni ubezpieczyciel w konkretnej sprawie. Pewniej mieszczą się w ochronie inne szkody: koszty powtórzenia procedur, opłaty, pomoc prawnika, straty z przestoju udowodnione przez klienta.
• Zakres umowy. Biuro odpowiada za to, czego się podjęło. Jeśli powiadomienia składa sam klient, a biuro tylko liczy wynagrodzenia — zapisz to w umowie.

Lista kontrolna dla działu kadr

1. Kalendarz terminów 7 i 14 dni dla każdego cudzoziemca, z datą faktycznego rozpoczęcia pracy.
2. Kopia umowy przekazana do urzędu przed pierwszym dniem pracy.
3. Każda zmiana wymiaru, stawki, stanowiska lub rodzaju umowy = sprawdzenie, czy potrzebne jest nowe powiadomienie.
4. Kontrola płacy względem minimalnego wynagrodzenia (od 2026 r. 4 806 zł) i treści zezwolenia lub oświadczenia.
5. Kopia dokumentu pobytowego w aktach i zgłoszenie do ZUS.

Stan prawny: październik 2026 r. Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej. Zakres ochrony ubezpieczeniowej określają OWU i polisa — o wypłacie decyduje ubezpieczyciel po ocenie konkretnej sprawy.