Zaginione segregatory klienta po przeprowadzce biura: utrata dokumentów w OC

Sytuacja

Biuro przenosi się do nowego lokalu. Firma przeprowadzkowa gubi karton z segregatorami jednego klienta — faktury zakupowe i umowy za dwa lata. Miesiąc później klient dostaje zawiadomienie o kontroli podatkowej za ten okres.

Co mówią przepisy

Dokumentację podatkową trzeba przechowywać do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego — co do zasady 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Jeśli dokumenty są w biurze, to biuro odpowiada za ich utratę. Bez dowodów źródłowych klientowi grozi zakwestionowanie kosztów i odliczeń w kontroli.

Co mówi polisa

• Rozszerzenie „utrata dokumentów” (§ 3 ust. 6 OWU) pokrywa niezbędne koszty naprawy, wymiany lub odtworzenia dokumentów, które zostały nieumyślnie zniszczone, uszkodzone lub utracone — pomimo poszukiwań. Koszty trzeba ponieść za uprzednią pisemną zgodą ubezpieczyciela, a zdarzenie zgłosić w okresie ubezpieczenia.
• Tu realnie: pozyskanie duplikatów faktur od kontrahentów, odtworzenie ewidencji, praca biura i doradcy przy rekonstrukcji.
• Jeśli mimo to urząd zakwestionuje część kosztów, a klient zażąda od biura naprawienia szkody, to już roszczenie z sekcji II — ocenianie jak każde inne roszczenie za błąd biura.
• Rozszerzenia mogą mieć podlimit wskazany w polisie.

A dokumenty elektroniczne?

Polisa obejmuje też pliki przechowywane w komputerze, ale z ważnym warunkiem: koszty odtworzenia dokumentów w formie elektronicznej są pokrywane tylko wtedy, gdy dokumenty zostały powielone, a kopia była przechowywana poza siedzibą biura. Kopia na tym samym serwerze w tym samym pokoju nie wystarczy.

Regres do firmy przeprowadzkowej

Po wypłacie ubezpieczyciel może dochodzić zwrotu od sprawcy — tu od firmy przeprowadzkowej. Biuro nie może zrzec się roszczeń wobec niej ani podpisać ugody bez zgody ubezpieczyciela (§ 6 ust. 9 i § 7 ust. 3 OWU). Dlatego protokół szkody od przewoźnika warto spisać od razu.

Wnioski

• Przy przeprowadzce archiwum spisz zawartość kartonów i ubezpiecz przewóz.
• Skanuj dokumenty klientów i trzymaj kopię poza biurem — to warunek ochrony plików w polisie.
• Zgłoś utratę ubezpieczycielowi, zanim zaczniesz płacić za odtwarzanie dokumentów.

Przykład opracowany na podstawie OWU Leadenhall LW023/PI/BK/PL/11 oraz klauzul LW200 i LW203 stosowanych w programie dla biur rachunkowych. Osoby, firmy i kwoty są fikcyjne. O wypłacie zawsze decyduje ubezpieczyciel po ocenie konkretnej sprawy, a zakres ochrony określa polisa.