Ordynacja podatkowa nakłada na podmioty gospodarcze obowiązek ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej w zakresie dotyczącym usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Biuro rachunkowe prowadzące dla swoich klientów jedynie uproszczoną księgowość nie ma takiego obowiązku. Czy to znaczy, że biuro rachunkowe może legalnie działać bez obowiązkowego ubezpieczenia?
Podstawa prawna obowiązkowego OC biura rachunkowego
Obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia przez biuro rachunkowe wynika z art. 76h ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. nr 121 poz. 591). Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych (w rozumieniu art. 75a ust. 1 ww. ustawy) zobowiązani są do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością.
Szczegółowy zakres obowiązkowego ubezpieczenia, termin powstania obowiązku ubezpieczenia oraz minimalną sumę gwarancyjną, określa rozporządzenie Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r.
Zgodnie z ww. rozporządzeniem, obowiązkowym ubezpieczeniem OC objęta jest odpowiedzialność cywilna przedsiębiorców usługowo prowadzących księgi rachunkowe za szkody wyrządzone w następstwie działania lub zaniechania ubezpieczonego. Ochrona dotyczy prowadzonej działalności usługowej tylko w tym zakresie.
Obowiązek ubezpieczenia OC dla podmiotów usługowo prowadzących księgi rachunkowe powstaje najpóźniej dzień przed rozpoczęciem świadczenia usług. Umowę z ubezpieczycielem należy zatem podpisać przed rozpoczęciem współpracy z klientami.
Rozporządzenie określa również sytuacje, które nie podlegają ochronie ubezpieczenia OC.
Kiedy biuro rachunkowe może zrezygnować z obowiązkowego ubezpieczenia?
Biuro rachunkowe, które w zakresie prowadzonej działalności nie prowadzi usługowo ksiąg rachunkowych, może zrezygnować z zawierania umowy ubezpieczenia OC. Nadal jednak może skorzystać z ubezpieczenia dobrowolnego, aby chronić swoje bezpieczeństwo.
W praktyce oznacza to, że biuro rachunkowe, którego działalność ogranicza się do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów oraz wypełniania deklaracji podatkowych może nie mieć ważnej polisy. Z punktu widzenia klienta współpraca z takim podmiotem niesie ze sobą zwiększone ryzyko, że w przypadku problemów uzyskanie odszkodowania od biura rachunkowego będzie trudne.
Kara za brak obowiązkowego ubezpieczenia
Ustawodawca określił sankcje za brak obowiązkowego ubezpieczenia wynikającego z przepisów. Zgodnie z art. 79 pkt 7 ustawy o rachunkowości, kto wbrew przepisom ustawy prowadzi działalność gospodarczą polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych bez spełnienia obowiązku ubezpieczenia, podlega grzywnie lub ograniczeniu wolności.
Ubezpieczenie dobrowolne biura rachunkowego
Niezależnie od zakresu usług świadczonych przez biuro rachunkowe warto zainwestować w ubezpieczenie dobrowolne. Ciągłe zmiany w przepisach, coraz bardziej skomplikowany system podatkowy oraz ubezpieczeń społecznych sprawia, że nietrudno o pomyłkę.
Klienci biur rachunkowych świadomi odpowiedzialności, jaka spoczywa na nich jako podatnikach, szukają bezpiecznych rozwiązań. To sprawia, że dobrowolne ubezpieczenia jest dodatkowym atutem w walce o klienta.
Najlepsze ubezpieczenie to takie, którego zakres odpowiada potrzebom ubezpieczonego. W przypadku biura rachunkowego obowiązkowe ubezpieczenie obejmuje niewielki zakres świadczonych usług. Ponadto nie chroni przed odpowiedzialnością karną skarbową, wynikającą z naruszenia zasad RODO oraz innych, które mogą pojawić się w dobie cyfryzacji.
Dobrowolne ubezpieczenie OC jest najbezpieczniejsze
Zadaniem biura rachunkowego jest przejęcie obowiązków księgowych od przedsiębiorcy. Na podstawie odpowiednich dokumentów prowadzi m.in. ewidencję księgową, podatkową czy ewidencję środków trwałych. Ponadto biuro rachunkowe rozlicza przychody i koszty oraz nalicza wysokość podatków i realizuje obowiązek sprawozdawczy. Klienci oczekują kompleksowej usługi, dlatego w ofercie biura rachunkowego możemy znaleźć obsługę kadrowo-płacową, rozliczenia środków z PFRON czy prowadzenie KPiR.
Sankcje związane z błędami, które mogą pojawić się z winy biura rachunkowego, są dotkliwe. Podatnik zmuszony je zapłacić może dochodzić odszkodowania od podmiotu, któremu powierzył prowadzenie spraw księgowych. Biuro, które nie ma obowiązku ubezpieczenia OC zawsze może wykupić polisę dobrowolną. Dotyczy to również przedsiębiorstw, dla których ubezpieczenie obowiązkowe nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa.
