Faktura korygująca i nota korygująca służą do naprawiania błędów na fakturze pierwotnej. Fakturę korygującą może wystawić tylko przedsiębiorca sporządzający fakturę pierwotną, nawet gdy powodem korekty jest zmiana warunków transakcji. Co musi zawierać korekta faktury i nota korygująca oraz kiedy anulować fakturę – dowiesz się z artykułu.
Co to jest korekta faktury ?
Korekta faktury, czyli faktura korygująca to dokument, który pozwala zmienić dane na fakturze pierwotnej. Zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U.2022.0.931) podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą w sytuacji gdy:
– podstawa opodatkowania lub kwota podatku uległa zmianie,
– nabywca zwrócił towary i opakowania,
– sprzedawca zwrócił całość lub część zapłaty,
– stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury.
Co musi zawierać korekta faktury
Faktura korygująca powinna zawierać:
– kolejny numer oraz daty wystawienia,
– ustrukturyzowana faktura korygująca – numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę pierwotną,
– wszystkie dane zawarte w fakturze pierwotnej,
– odpowiednią korektę podatku lub podstawy opodatkowania – jeśli uległy zmianie,
– prawidłową treść korygowanych pozycji.
Faktura korygująca może również zawierać:
– wyrazy „faktura korygująca” albo „ korekta”
– przyczyny korekty.
Jeśli podatnik obniża cenę, może wystawić fakturę korygującą na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie, która:
– dodatkowo wskazuje okres, do którego odnosi się obniżenie ceny,
– zawiera nazwy towarów lub usług objętych korektą.
Faktura korygująca in minus
Jeśli korekta obniża podstawę opodatkowania, mówimy o fakturze korygującej in minus. Uwzględnia się ją w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, oraz:
– uzgodnił z nabywcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania – jest potwierdzenie w dokumentacji,
– w momencie korekty podatku należnego ustalone warunki zostały spełnione – jest potwierdzenie w dokumentacji,
– faktura korygująca jest zgodna z dokumentacją.
Za dokumentację mogą służyć między innymi:
– aneksy do umów,
– korespondencja handlowa,
– dowody zapłaty potwierdzające, że strony transakcji znają i akceptują nowe warunki.
Nabywca, który otrzyma fakturę korygującą in minus, zmniejsza kwotę podatku naliczonego. Zmniejszenie jest ujmowane w rozliczeniu za okres, w którym uzgodnione warunki zostały spełnione.
Faktura korygująca in plus
Z fakturą korygującą in plus mamy do czynienia, gdy po stronie sprzedającego powstaje obowiązek zwiększenia podstawy opodatkowania. Fakturę korygującą in plus ujmuje się w okresie rozliczeniowym, w którym podniesiono cenę.
Nota korygująca zamiast faktury korygującej
Nabywca, który otrzymał fakturę z błędami formalnymi, może ją poprawić poprzez notę korygującą. Przez błędy formalne rozumie się błędy np. w datach lub danych nabywcy. Również, jeśli sprzedawca miał obowiązek umieścić adnotację o mechanizmie podzielonej płatności, a tego nie zrobił, nabywca może wystawić notę korygującą.
Notą korygującą nie można poprawić m.in. miary, liczby, ceny, czy stawki podatku.
Nota korygująca powinna zawierać:
– wyrażenie „nota korygująca”,
– kolejny numer oraz datę wystawienia,
– dane z korygowanej faktury,
– informacje, jaka część jest korygowana oraz jak brzmi prawidłowa treść.
Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury (w dowolnej formie).
Anulowanie faktury
Przepisy nie regulują kwestii związanych z anulowaniem faktur. Przyjmuje się, że aby anulować fakturę, należy spełnić łącznie 2 warunki:
– transakcja nie doszła do skutku,
– faktura nie trafiła do obiegu prawnego (nabywca nie otrzymał egzemplarza dokumentu)/
Aby anulować fakturę, należy:
– przekreślić oba egzemplarze anulowanej faktury lub udokumentować zaginięcie, jeśli jednego brakuje,
– do anulowanej faktury dołączyć uzasadnienie przyczyny anulowania wraz z datą i podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur.
Faktury wystawiane przez biuro rachunkowe w imieniu klienta
Zgodnie z Dyrektywą 2006/112/WE RADY z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej oraz art. 106d ustawy o VAT podatnik ma prawo upoważnić biuro rachunkowe do wystawiania faktur w swoim imieniu. Niewłaściwe wystawienie faktury lub umieszczenie danych biura rachunkowego w miejscu sprzedawcy może powodować powstanie u podatnika zaległości podatkowych, lub trudności z rozliczeniem VAT.
Ryzyko związane z ewentualnymi błędami na fakturze obciąża podatnika. Jeśli przedsiębiorca będzie zmuszony ponieść konsekwencje źle wystawionej faktury może starać się o odszkodowanie od biura rachunkowego. Warto pamiętać, że obowiązkowe OC nie pokryje kosztów takiego odszkodowania. Jeśli biuro rachunkowe wystawia faktury za klienta, powinno posiadać dobrowolne ubezpieczenie OC.
