Przedsiębiorcy muszą liczyć się z możliwością wystąpienia strat ekonomicznych uszczuplających majątek firmy. Mogą one wynikać z przyczyn obiektywnych lub z zaniedbań klientów biura rachunkowego. Strata ekonomiczna nie musi oznaczać kosztów podatkowych. Warto zatem wiedzieć, jak rozliczyć niektóre straty ekonomiczne, żeby nie narazić podatnika na przykre konsekwencje.

Ekstremalne zjawiska pogodowe

Wichury, nawałnice czy gradobicia potrafią wywołać poważne szkody. Są to zjawiska, nad którymi nie sposób zapanować, czy im zapobiec. To sprawia, że w wielu przypadkach szkody gospodarcze powstałe w wyniku ekstremalnych zjawisk pogodowych można zaliczyć do kosztów podatkowych.

Należy przy tym pamiętać, że przedsiębiorca musi być w stanie udowodnić, że nie przyczynił się do powstania szkody, czyli, że dochował należytej staranności i odpowiednio zabezpieczył majątek przed zniszczeniem. Zaniedbanie lub zaniechanie ze strony przedsiębiorcy wyklucza możliwość zaliczenia omawianych strat w koszty podatkowe.

Kradzież środków pieniężnych

Kradzieży, środków pieniężnych mogą dokonać osoby z zewnątrz lub pracownicy firmy. W obu przypadkach zaliczenie kradzieży do kosztów podatkowych jest ryzykowne. To na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek należytej staranności w zapewnieniu bezpieczeństwa, zarówno gotówki w kasie, jak i środków na kontach bankowych. Ponadto, pracodawca ma obowiązek wprowadzić środki nadzoru uniemożliwiające pracownikom kradzież.

W opinii Fiskusa, jeśli dochodzi do kradzieży, oznacza to, że zabrakło właściwych zabezpieczeń lub mechanizmów pozwalających skutecznie sprawować nadzór nad środkami pieniężnymi. Nie można zatem nazwać kradzieży zjawiskiem losowym, a poniesione straty nie powinny być zaliczane na poczet kosztów podatkowych.

Stracona zaliczka lub zadatek

Obie formy są często praktykowaną formą zabezpieczania się przedsiębiorców przed utratą płynności finansowej. Zdarza się, że kontrahent nie wywiązuje się ze zlecenia, pozostawiając przedsiębiorcę bez towaru lub wykonanej usługi. Brak możliwości zaliczenia zaliczki i zadatku w koszty podatkowe wynika z art. 23 ust. 1 pkt 54 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 16 ust. 1 pkt 56 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych: nie uważa się za koszty uzyskania przychodów strat (kosztów) powstałych w wyniku dokonanych przedpłat (zaliczek, zadatków) w związku z niewykonaniem umowy.

Strata będąca następstwem wyłudzenia pieniędzy w zamian za pozorowaną dostawę towaru może być wliczona w koszty podatkowe. Przedsiębiorca musi jednak wykazać, że dochował należytej staranności przy wyborze kontrahenta oraz przy próbach odzyskania należności.

Co grozi za niewłaściwe rozliczenie kosztów podatkowych?

Niewłaściwe zakwalifikowanie strat ekonomicznych do kosztów podatkowych może  skutkować niewłaściwym naliczeniem wysokości podatku dochodowego. W efekcie może to prowadzić do powstania zaległości podatkowej. Do ujawnienia nieprawidłowych kosztów dochodzi zazwyczaj w wyniku kontroli podatkowej lub skarbowej. Organ podatkowy może w takiej sytuacji wystawić decyzję ustalającą wysokość zaległości podatkowej wraz z odsetkami liczonymi od momentu, w którym podatek miał być pierwotnie zapłacony.

Niewłaściwa kwalifikacja kosztów może być również uznana za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe. W takiej sytuacji przedsiębiorcy grozi odpowiedzialność karnoskarbowa. To czy czyn zabroniony zostanie uznany za przestępstwo, czy wykroczenie skarbowe jest uzależnione od kwoty podatku, o którą Skarb Państwa, w wyniku działania podatnika, został narażony na uszczuplenie.

Odpowiedzialność biura rachunkowego

Zgodnie z zapisami Ordynacji podatkowej to podatnik odpowiada za zobowiązania podatkowe. Nie zwalnia to biura rachunkowego z odpowiedzialności. Kodeks cywilny zobowiązuje do naprawienia szkody, która powstała w wyniku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi. Błąd księgowego może zatem skutkować tym, że podatnik zmuszony zapłacić zaległy podatek wraz z odsetkami wystąpi do sądu o odszkodowanie.

Ryzyko poniesienia strat przez biuro rachunkowe w związku z niewłaściwym rozliczeniem kosztów można zmniejszyć, zawierając dobrowolne OC. Ubezpieczenie ma chronić interesy biura rachunkowego w pełnym zakresie świadczonych usług. Ubezpieczenie obowiązkowe ma jednak ograniczony zakres i w przypadku opisanych problemów, nie pokryje strat związanych z wypłatą odszkodowania.