Księgowi z niepokojem patrzą na zmiany przepisów obowiązujące od stycznia 2022 r. Obok skomplikowanych zapisów Polskiego Ładu wprowadzono nową formę dokumentowania transakcji za pomocą faktur ustukturyzowanych oraz nową strukturę JPK. Zwiększa to ryzyko popełnienia błędu, nawet przez doświadczonych księgowych. Kto zapłaci karę, jeśli biuro rachunkowe popełni błąd?
Obowiązkowe OC biura rachunkowego
Ustawodawca chcąc ograniczyć negatywne konsekwencje błędów popełnianych przez biura rachunkowe określił w ustawie o rachunkowości z 29 września 1994 r. (Dz. U. 1994 nr 121 poz. 591) zakres obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej.
Zgodnie z art. 76a ust. 1, art. 76h, art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ww. ustawy obowiązkowe OC w związku z usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych obejmuje:
- prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
- okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,
- wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
- sporządzanie sprawozdań finansowych,
- gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.
Ubezpieczenie obowiązkowe zapewnia ochronę jedynie w podstawowym zakresie.
Obowiązkowe OC a usługi świadczone przez biura rachunkowe
Usługi wykonywane przez biura rachunkowe wyłączone z obowiązkowego ubezpieczenia to m.in.:
- prowadzenie uproszczonej księgowości np. w formie księgi przychodów i rozchodów lub rozliczania podatku w formie ryczałtu,
- prowadzenie ksiąg podatkowych i ewidencji do celów podatkowych,
- obsługa spraw kadrowo-płacowych,
- sporządzanie zeznań i deklaracji podatkowych.
Pełen zakres ubezpieczenia zapewnia polisa dobrowolna.
Czy warto wykupić dobrowolne ubezpieczenie OC dla biura rachunkowego?
Tak, warto. Wprawdzie zgodnie z art. 26 Ordynacji podatkowej (Dz. U. 1997 nr 137 poz. 926) to podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania podatkowe. Nie zwalnia to jednak biur rachunkowych z odpowiedzialności za błędy powstałe z ich winy.
Przedsiębiorca może domagać się odszkodowania od biura rachunkowego za szkody, które poniósł w wyniku nierzetelnego prowadzenia księgowości. Zapisy Kodeksu cywilnego zobowiązują dłużnika, w tym przypadku biuro rachunkowe, do naprawienia szkody wynikłej z zaniechania wykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Jeśli biuro rachunkowe posiada jedynie obowiązkowe OC może się okazać, że musi z własnej kieszenie pokryć koszty np. odsetek zapłaconych przez podatnika, kar, mandatów czy postępowania sądowego.
Dodatkowe ubezpieczenie jest najprostszym sposobem, aby uchronić biuro rachunkowe przed kłopotami finansowymi w przypadku konieczności wypłacenia odszkodowania. Zapewnia większy zakres i wyższą sumę gwarancyjną niż ubezpieczenie obowiązkowe.
Wysokość sankcji, które mogą stać się przedmiotem sporu z klientem może wynieść od kilkuset złotych wzwyż. Odszkodowanie może bowiem dotyczyć nie tylko zapłaconych przez przedsiębiorcę kar, lecz również utraconych z winy biura rachunkowego przychodów. Oszczędzanie na ubezpieczeniu może być zatem kosztowne.
Szukając odpowiedniej polisy dobrowolnej dla biura rachunkowego warto sprawdzić warunki ubezpieczenia odpowiedzialności karnej skarbowej oraz związanej z naruszeniem RODO i cyberbezpieczeństwa. Sankcje nakładane w tych obszarach mogą być bardzo dotkliwe.
Inwestuj w produkty szyte na miarę
Konstrukcja przepisów powoduje, że część biur rachunkowych ma zawarte ubezpieczenie OC w zakresie, który może narazić przedsiębiorstwo na dodatkowe wydatki. Dzieje się tak w sytuacji, w której pomimo świadczenia na rzecz klientów kompleksowej obsługi księgowo -kadrowo – płacowej, biuro rachunkowe posiada jedynie obowiązkowe OC.
Z drugiej strony, biura rachunkowe, które ograniczają ofertę do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, są mniej konkurencyjne na rynku. Po deregulacji przepisów z 2014 r. znacznie łatwiej otworzyć biuro rachunkowe. Walkę o klienta wygrywa ten, kto obok dobrej oferty może pochwalić się świetną opinią i bezproblemową współpracą.
