Kontrola podatkowa może przytrafić się każdemu przedsiębiorcy. Wszczynana jest z urzędu i służy wyłapywaniu nieprawidłowości i uszczelnieniu systemu podatkowego. Dlatego sam fakt, że przedsiębiorcę czeka kontrola, nie oznacza jeszcze, że organ kontrolny podejrzewa nieprawidłowości. Gdy kontrola dotyczy klienta biura rachunkowego, warto zastanowić się, gdzie powinna być przeprowadzona.

Gdzie jest przeprowadzana kontrola podatnika

Co do zasady kontrola podatnika jest przeprowadzana w siedzibie kontrolowanego, jednak przepisy uwzględniają wyjątki od tej zasady. Zgodnie z art. 285a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa „czynności kontrolne prowadzone są w siedzibie kontrolowanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością i w godzinach jej prowadzenia (…)”.

Z przepisów wynika zatem, że kontrola może być przeprowadzona w:

– siedzibie kontrolowanego,

– innym miejscu przechowywania dokumentacji,

– w miejscach związanych z prowadzoną przez podatnika działalnością.

Za zgodą kontrolowanego, czynności kontrolne mogą być przeprowadzone w biurze rachunkowym, jeśli dokumentacja księgowa jest przechowywana w siedzibie biura. Przedsiębiorca ma obowiązek zgłosić, gdzie przechowuje dokumentację firmową we wniosku CEIDG-1.

Za zgodą kontrolowanego, kontrola podatkowa lub jej poszczególne czynności, mogą odbyć się w siedzibie organu podatkowego. Kontrolowany może zrezygnować z uczestnictwa w czynnościach kontrolnych (art. 285b ustawy Ordynacja podatkowa).

Czy biuro rachunkowe może odmówić udziału w kontroli klienta

Jeśli biuro rachunkowe jest miejscem przechowywania ewidencji podatkowych, to na nim spoczywa obowiązek udostępniania jej osobom kontrolującym. Wiążąca jest tu zgoda klienta na przeprowadzenie kontroli w siedzibie biura.

Biuro rachunkowe, w którego lokalu przeprowadzana będzie kontrola, musi zatem:

– dostarczać kontrolującemu żądane dokumenty,

– zapewnić kontrolującemu odpowiednie warunki do pracy (jeśli to możliwe również osobne pomieszczenie i miejsce na przechowywanie dokumentów),

– udzielać wszelkich informacji i wyjaśnień dotyczących przedmiotu kontroli.

Jeśli biuro nie dysponuje osobnym pomieszczeniem, może udostępnić kontrolującemu miejsce przy jednym ze stanowisk pracy. W przypadku, gdy kontrola uniemożliwia normalne funkcjonowanie biura, może ono wystąpić z prośbą o przeprowadzenie kontroli w siedzibie organu podatkowego.

Warto zapisać w umowie biura rachunkowego regulacje dotyczące uczestniczenia biura w czynnościach kontroli podatkowej. Szczególnie, czy taki udział jest dodatkowo płatny i kto ponosi koszty podróży w przypadku, gdy kontrola odbywa się w innym mieście.

Konieczne pełnomocnictwo

Zawsze, gdy biuro rachunkowe ma występować przed organami podatkowymi w imieniu klienta, konieczne jest stosowne pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo może upoważniać do działania we wszystkich sprawach podatkowych lub jedynie w zakresie kontroli podatkowej.

Pomocnictwa udziela się konkretnej osobie. Nie może być ono udzielone na biuro rachunkowe. Pracownika biura rachunkowego można upoważnić m.in. do:

– odebrania zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli,

– uczestniczenia w czynnościach kontrolnych,

– składania wyjaśnień,

– złożenia zastrzeżeń do protokołu kontroli (jeśli podatnik ma zastrzeżenia).

Sankcje za utrudnianie kontroli

Za utrudnianie przeprowadzenia kontroli na biuro rachunkowe może zostać nałożona kara grzywny. Szczególnie w sytuacji, kiedy pracownik upoważniony do uczestniczenia w czynnościach kontrolnych nie okazuje na wezwanie księgi lub innego dokumentu dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej (lub pracownik zniszczył czy w inny sposób uszkodził dokument). Niedopełnienie nałożonych na kontrolowanego obowiązków może również skutkować karą porządkową. Należy zatem przestrzegać wyznaczonych do złożenia dokumentów terminów przewidzianych prawem.

Urzędnicy dokonujący kontroli przede wszystkim weryfikują dokumentację rachunkową, sprawdzając jej rzetelność pod kątem deklarowanych podstaw opodatkowania oraz prawidłowości obliczania i opłacania podatków. Jeśli kontrola wykryje błąd podatnik, musi liczyć się z koniecznością pokrycia dodatkowych kosztów. Błąd, który powstał z winy biura rachunkowego, daje podstawy do wystąpienia o odszkodowanie. Jeśli biuro rachunkowe nie ma dobrowolnego ubezpieczenia OC, będzie zmuszone zapłacić z własnej kieszeni. Warto o tym pamiętać i zabezpieczyć swoje interesy rozszerzając zakres ochrony ubezpieczeniowej.