Oczekiwania klientów odnośnie do usług biura rachunkowego niejednokrotnie wykraczają poza zawartą umowę. Klienci uważają bowiem, że skoro płacą, to mają prawo oczekiwać, że księgowa rozwiąże większość ich problemów związanych z finansami. Na jakie oczekiwania przedsiębiorców uważać i jakie konsekwencje mogą grozić, gdy biuro rachunkowe nie stawia przedsiębiorcy jasnych granic. O tym dowiesz się z tego artykułu.
Doradzanie klientowi
Oczekiwanie klientów, że biuro rachunkowe doradzi w trudnej sytuacji, jest powszechną praktyką. Przedsiębiorca nie zawsze chce ponosić dodatkowe koszty związane ze skorzystaniem z pomocy doradcy podatkowego lub prawnika. Uważa, że skoro płaci księgowej, to ona powinna, w ramach abonamentu, pomóc mu w podejmowaniu ważnych decyzji w tym również podatkowych.
Księgowa, o ile nie ma uprawnień doradcy podatkowego, nie może udzielać porad w tym zakresie. Jest to niezgodne z prawem. Ponadto, jeśli przedsiębiorca poniesie koszty w związku ze źle udzieloną poradą, może wystąpić o odszkodowanie od biura rachunkowego. Prowadząc biuro rachunkowe, trzeba zatem pamiętać, że obowiązkowe OC nie obejmuje doradztwa podatkowego i prawnego. Dlatego, nawet jeśli biuro współpracuje z doradcą podatkowym lub prawnikiem, powinno posiadać dobrowolne ubezpieczenie w tym zakresie.
Pomoc w spłacie długów
Klient biura rachunkowego będący dłużnikiem, któremu grozi niewypłacalność lub upadłość, może oczekiwać od księgowej pomocy w ukryciu majątku przed wierzycielami. Takie postępowanie jest przestępstwem i podlega karze pozbawienia wolności nawet do 8 lat. Księgowa, która pomoże zbyć czy przekazać majątek dłużnika, lub pomoże w zmianie formy prawnej prowadzonej przez niego działalności, również naraża się na konsekwencje karne.
Pomoc w otrzymaniu kredytu z banku
Klient, starając się o kredyt w banku, może poprosić o wypełnienie formularzy lub o sporządzenie bilansu zysków i strat. Im wyższe dochody przedsiębiorca wykaże, tym większa szansa, że bank udzieli mu kredytu na korzystnych warunkach. To rodzi pokusę, aby wycofać lub nie zaksięgować faktur kosztowych. Jest to niezgodne z prawem, podobnie jak zmiana dat faktur kosztowych i przychodowych lub wystawianie fikcyjnych faktur.
Poświadczanie nieprawdy czy posługiwanie się podrobionymi dokumentami w celu otrzymania wsparcia finansowego w formie pożyczki, kredytu czy subwencji jest przestępstwem. Księgowa, pomagając przedsiębiorcy w zakresie wystawienia faktury poświadczającej nieprawdę, może zostać oskarżona o pomoc lub podżeganie do popełnienia przestępstwa.
Rozliczanie kosztów
Jeśli klient dostarcza fakturę, która w ocenie księgowej nie stanowi kosztu uzyskania przychodu, powinien pisemnie potwierdzić, że prosi o jej zaksięgowanie i bierze na siebie odpowiedzialność. Jeśli takie potwierdzenie następuje telefonicznie, warto wysłać podsumowanie z rozmowy mailem za potwierdzeniem odbioru. Wydrukowaną treść maila wraz z datą odbioru należy dołączyć do zaksięgowanej faktury.
Wzory dokumentów
Jeśli klient prosi o wzór faktury, oczywiście, można mu go wysłać. Ostrożnie, jeśli prosi np. o wzór protokołu posiedzenia spółki. Tego typu dokumenty wykraczają poza zakres usług księgowych i powinien się nimi zająć prawnik. Zły formularz naraża klienta na koszty. To kolejny przykład sytuacji, w której wzór dokumentu przesłany w dobrej wierze może skończyć się pozwem o odszkodowanie, którego nie obejmie obowiązkowe OC.
Biuro rachunkowe nie ma również obowiązku szukać dofinansowań, przygotowywać wniosków o datacje czy ulgi dla klienta. To nie są zadania stricte księgowe tylko prawne i w przypadku błędu, obowiązkowe OC nie pokryje kosztów ewentualnego odszkodowania.
Rozwiązanie umowy z klientem, czy rozszerzenie usług biura rachunkowego?
Konkurencja na rynku usług księgowych sprawia, że biura rachunkowe starają się zadbać o kompleksową usługę odpowiadającą na potrzeby klientów. Nawet wtedy, gdy wykraczają one poza obszar usług księgowych.
Jeśli oczekiwania te są zgodne z prawem i dotyczą jedynie doradztwa podatkowego czy prawnego, warto rozważyć współpracę ze specjalistą w tym zakresie i zabezpieczyć się dobrowolnym ubezpieczeniem OC, które odpowiada faktycznie świadczonym przez biuro rachunkowe usługom. Z oczywistych względów oczekiwania niezgodne z prawem nie podlegają dyskusjom. A jeśli się powtarzają, powinny stanowić podstawę do rozwiązania umowy.
