Pracodawcy, aby uniknąć roszczeń ze strony pracowników, wprowadzają dodatkowy składnik wynagrodzenia tzw. premię uznaniową. Zasady premii uznaniowej, aby spełniała ona powyższe zadanie, nie powinny być nigdzie regulowane. Brak pisemnych regulacji nie powoduje jednak, że dany składnik jest wyłączony z podstawy świadczeń chorobowych. Kiedy zatem go uwzględniać? O tym dowiesz się z tego artykułu.
Premia uznaniowa a regulaminowa
Za premię uznaniową uważa się premię, której wypłata wynika jedynie z woli pracodawcy. Jej wysokość oraz częstotliwość nie jest regulowana. Wystarczy, że pracodawca ograniczy się do wzmianki np. w umowie o pracę, że takie świadczenie jest przewidziane. Premia uznaniowa pozostaje przychodem ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu oraz oskładkowaniu.
Premia regulaminowa funkcjonuje na zasadach określonych w regulaminie. To ważne, aby regulamin dokładnie określał czy premia jest pomniejszana za czas nieobecności pracownika spowodowanej przyczyną uprawniającą do pobierania świadczeń chorobowych (w tym zasiłku chorobowego, zasiłku opiekuńczego, zasiłku macierzyńskiego oraz świadczenia rehabilitacyjnego).
Brak zapisów w regulaminie a prawo do premii
Co do zasady premia uznaniowa nie podlega roszczeniom pracownika o wypłatę. Chyba że w umowie o pracę została wskazana częstotliwość wypłat takiego świadczenia. Również w sytuacji, kiedy premia uznaniowa wyrównuje wysokość wynagrodzenia do minimalnej krajowej, pracodawca ma obowiązek jej wypłaty.
Zasady uwzględniania premii uznaniowej w podstawie wymiaru świadczeń chorobowych
O tym, czy premia uznaniowa znajdzie się w podstawie świadczeń chorobowych, decyduje to, czy pracownik w okresie nieobecności zachowuje prawo do jej wypłaty. W przypadku premii regulaminowej sytuacja jest prosta, bo regulamin określa sposób wypłaty premii.
Jeśli pracownik w czasie nieobecności zachowuje prawo do premii, nie uwzględnia się jej w podstawie świadczeń chorobowych. Zatem w sytuacji, gdy premia uznaniowa jest wypłacana periodycznie i nie zostanie wypłacona w okresie nieobecności pracownika, należy ją wliczyć do podstawy świadczeń chorobowych, na takich samych zasadach jak premię regulaminową
Kto wypłaca świadczenia chorobowe?
Świadczenia chorobowe wypłaca ZUS. Pracodawca ustala prawo do wypłaty świadczeń chorobowych oraz realizuje wypłatę tych świadczeń w imieniu ZUS, jeśli zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób. W innym przypadku przekazuje do ZUS-u formularz ZUS Z-3, na którym ma obowiązek uwzględnić wszystkie składniki wynagrodzenia wchodzące w skład podstawy zasiłku.
Konsekwencje wypłaty świadczeń chorobowych w niewłaściwej wysokości
W przypadku niedopłaty, pracodawca musi dopłacić brakującą kwotę powiększoną o odsetki ustawowe określone w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Trudniejsza do uregulowania z pracownikiem jest sytuacja, w której zasiłek został nadpłacony.
Do zwrotu nadpłaconych świadczeń jest zobowiązana osoba, która je pobrała, o ile świadczenie zostanie uznane za nienależnie pobrane w drodze postępowania administracyjnego. Jeśli winę za nadpłatę ponosi pracodawca, nie może domagać się zwrotu od pracownika lub dokonywać potrąceń z wynagrodzenia.
Jeśli błąd nastąpił z winy biura rachunkowego, którego skutkiem była nadpłata lub niedopłata świadczeń chorobowych, przedsiębiorca może wystąpić do sądu o odszkodowanie za poniesione straty. Warto o tym pamiętać obsługując sprawy związane z ZUS i zadbać o dobrowolne OC dla biura rachunkowego, obejmujące prowadzenie spraw kadrowych i płacowych. Obowiązkowe OC nie ma tego w zakresie, gdyż pokrywa jedynie podstawowe czynności związane z usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych.
Biuro rachunkowe może ponieść odpowiedzialność za niewłaściwe naliczenie podstawy świadczeń chorobowych
Wypłata świadczeń chorobowych w niewłaściwej wysokości wynikającej z błędnego naliczenia podstawy świadczeń wiąże się z dodatkowymi kosztami dla przedsiębiorcy. W takiej sytuacji konieczne jest skorygowanie dokumentacji rozliczeniowej. Jeśli pracodawca wypłacił za mało, musi wyrównać brakującą kwotę wraz z odsetkami. Jeśli ZUS wypłacił za dużo, pracodawca musi zwrócić nadpłatę, również wraz z odsetkami.
Błąd z winy pracodawcy uniemożliwia dochodzenie zwrotu nadpłaty od pracownika. Jeśli jednak rozliczenia prowadzi biura rachunkowe, przedsiębiorca może dochodzić odszkodowania od biura rachunkowego. Warto takie sprawy załatwiać polubownie, aby nie tracić klientów i co równie ważne, dobrej opinii na konkurencyjnym rynku.
