Deregulacja przepisów z 2014 roku sprawiła, że więcej osób myśli o założeniu biura rachunkowego. Jeśli jesteś jedną z nich, dobrze trafiłeś. Z tego artykułu dowiesz się o mniej oczywistych rzeczach, w które warto zainwestować już na starcie. Poniżej znajdziesz subiektywny zestaw 5 rzeczy, które pomogą rozwinąć Ci markę specjalisty w tej branży.
Wybierz legalne oprogramowanie
Niezbędnym narzędziem pracy w biurze rachunkowym jest program księgowy. Wybierając go, zwróć uwagę nie tylko na podstawowe funkcje księgowe, jakie oferuje.
Wygodę dla klientów i pracowników biura zapewnią również:
- dostępność danych w chmurze,
- możliwość elektronicznego przechowywania danych osobowych,
- integracja z Ministerstwem Finansów, ZUS oraz możliwość elektronicznego przesyłania dokumentów do urzędów. Bez konieczności korzystania z innych programów.
Oprogramowanie w biurze rachunkowym musi być legalne. Koszty zakupy licencji ujmij w biznesplanie. Jeśli planujesz prowadzić pełną księgowość, pamiętaj, aby biznesplan odzwierciedlał zapisy polityki rachunkowości.
Zainwestuj w ubezpieczenie dla biura rachunkowego
Obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OC) dla biur rachunkowych wynika wprost z ustawy o rachunkowości. Zgodnie z przepisami dotyczy on przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i ma ograniczony charakter.
Jeśli chcesz, aby Twoje biuro rachunkowe świadczyło kompleksowe usługi, Twoja oferta powinna być szersza. Klienci szukają biur, które poprowadzą uproszczoną księgowość, przejmą sprawy kadrowo-płacowe czy rozliczą składki z ZUS i środki z PFRON. Takie usługi nie podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu. Konieczne jest zawarcie umowy ubezpieczenia dobrowolnego.
W dobie szybko zmieniających się przepisów oraz niejasności wynikających z wprowadzenia Polskiego Ładu dobrowolne ubezpieczenie ma jeszcze jedną zaletę. Jest atutem w zdobywaniu nowych klientów. Przedsiębiorcy świadomi zagrożeń wynikających z bałaganu w przepisach wybierają biura, które w razie problemów wypłacą odszkodowanie bez wchodzenia na drogę sądową.
Znajdź dobrego prawnika
Odpowiedzialność biura rachunkowego rozpoczyna się wraz z podpisaniem umowy z klientem. Od tego momentu, to na Tobie, jako właścicielowi biura ciąży odpowiedzialność karna skarbowa za jakość wykonywanych usług. Dlatego zadbaj o wzory umów, również tych związanych z poufnością i bezpieczeństwem danych osobowych.
Zamiast oszczędzać i szukać wzorów umów w Internecie, zainwestuj w dobrego prawnika. Umowa powinna być szyta na miarę. To ona gwarantuje Ci bezpieczeństwo w dochodzeniu swoich praw, jeśli klient nie wywiąże się ze swoich zobowiązań względem biura.
Pamiętaj o polityce prywatności. W biurze rachunkowym przetwarzasz dane swoich klientów oraz klientów tych klientów.
Zadbaj o bezpieczeństwo danych
Czy wiesz, że niewłaściwe meble mogą sprowadzić na Ciebie kłopoty? Nie chodzi o zasady BHP. Rozporządzenie Ministra Kultury z 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. 2005 nr 32 poz. 284) określa dokładne warunki, w jakich można przechowywać akta osobowe i dokumentację płacową.
Zanim wybierzesz lokal, w którym chcesz prowadzić działalność, zapoznaj się z przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentacji. Jeśli dysponujesz ograniczoną ilością pomieszczeń, zainwestuj w meble przeznaczone do przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych.
